‘Tipgever’

08-06-2017 09:59

‘Hoe word je dagvoorzitter?’, vragen mensen me wel eens. ‘Is er een opleiding die je kunt volgen?’ Nee, die is er niet. Je leert het vak door het te doen, door van collega’s feedback te vragen en ervaringen te delen. In onze vakgroep GoedeDagvoorzitters bespreken we goede en minder goede voorbeelden, geven elkaar commentaar en complimenten, en hebben het over nieuwe ideeën. We vragen sprekers die ons op specifieke gebieden scholen, zoals interviewen, en leren bij. Laatst hebben we tips op papier gezet. Die kunnen helpen als je gevraagd bent een congres of bijeenkomst te leiden. En ze geven al enig inzicht als je de ambitie hebt dagvoorzitter te worden, of aan het begin van zo’n carrière staat.

 

Ga op zoek naar de taboesWaarover mag het tijdens het congres/de bijeenkomst níet gaan? Stel jezelf (en later de opdrachtgever) die vraag in je voorbereiding. Ga op zoek naar de taboes en de schuurranden. Want als je die hebt ontdekt, heb je vaak de urgentie van de dag te pakken. Meestal weet het publiek al lang (onbewust en intuïtief) waarover het werkelijk zou moeten gaan, maar waar in de praktijk vaak omheen gedraaid wordt. Door juist die no-go-area met je opdrachtgever bespreekbaar te maken, trek je er voor een deel de angel uit. Zo ontstaat  lucht en ruimte in de voorbereiding, die ook de dag zelf positief zal beïnvloeden. Het congres of de bijeenkomst krijgt een werkelijk toegevoegde waarde omdat het gesprek gaat over de essentie van het onderwerp.

 

Ken je publiekVraag van tevoren de deelnemerslijst op. Informeer bij je opdrachtgever welke verschillende actoren en stakeholders aanwezig zullen zijn. Onderzoek van te voren al op welke manier de verschillende doelgroepen die op de dag aanwezig zijn, geraakt worden door het thema. Krijg zicht op het krachtenveld van belangen, macht en afhankelijkheden. Kortom: neem een voorsprong!

 

Koester je publiek. Zorg dat je al bij de inloop aanwezig bent en leg alvast contact met sprekers en deelnemers. Geef, bij de start van de dag,  inzicht door de  verschillende doelgroepen te onderscheiden: bijvoorbeeld door ze de hand te laten opsteken, door ze verschillende kleurenbadges te geven of door ze  expliciet welkom te heten.

 

Straal onafhankelijkheid en vertrouwen uit Benadruk je onafhankelijke positie. Ik benoem dit altijd  expliciet: dat ik een onafhankelijke voorzitter ben, dat ik geen enkel belang dien en dat ik zonder last of ruggenspraak vandaag de dag leid. Met als relativerende grap erachteraan dat ik natuurlijk wél een factuur stuur naar de organisatie. Het benadrukken van je onafhankelijkheid is ook belangrijk om de discussie open en toegankelijk te maken.

Benoem het overigens niet alleen, maar laat ook zíen dat je onafhankelijk bent. Dat doe je door van positie te wisselen: je gaat dan weer de zaal in, dan weer ben je op het podium. En door verbanden te leggen en iedereen uit te nodigen mee te praten.

Laat ook zien dat je in charge bent, mensen willen zich alleen ‘overgeven’ als het  veilig is.

 

Verdeel de machtBen je gesprekleider bij een bijeenkomst tussen gemeente en bewoners bijvoorbeeld, zorg er dan voor dat degene met de minste macht het ‘langst’ aan het woord is. Geef een podium aan de minderheidsstem, rem de dominante sprekers en herken de usual suspects.

 

Durf nee te zeggen Voel je wantrouwen bij de opdrachtgever? Klikt het niet? Sla de opdracht dan af. Jammer van het geld misschien, maar de kater – die je onvermijdelijk na afloop krijgt als je de klus toch aanneemt – is veel erger. En terugvragen doen ze je toch niet!

 

Volg je gevoel en intuïtie Durf op de dag zelf te handelen in het moment, vertrouw op je instinct, luister oprecht, wees nieuwsgierig en voel wanneer een wending nodig is. Ben er helemaal, zet jezelf open en aan. Niet bellen of appen vlak voor de start, maar focus en geef jezelf voor de volle 100%.

 

En ten slotte … geniet van dit wonderlijke, mooie en eervolle vak. 

reacties  0 reacties reageren

Geef mij maar de ruimte!

08-06-2017 09:58

Illustratie: Annabella Meijer

Als je binnenkort deelneemt aan een congres of een debat, let dan eens op de indeling van de ruimte. Zit je rond een podium, in Lagerhuis- of in theateropstelling? Kun je je bewegen zonder direct je buurman te hinderen? Hoe is het zicht op het podium? Is er misschien ruimte vrij voor verrassende ‘gebeurtenissen’? Je staat er waarschijnlijk niet bij stil, maar hoe je als publiek zo’n debat, congres of bijeenkomst beleeft, hangt mede af van hoe de ruimte is ingedeeld en gebruikt.

 

In de voorbereiding op een bijeenkomst adviseer ik mijn opdrachtgever dan ook heel vaak/(of: bijna altijd) wat goed zou kunnen werken.

 

Het is het leukste als de zaal vrij is om in te richten. Dan kun je echt werken met de ruimte, met zichtlijnen, met hoeken waarin zich van alles afspeelt. Je kunt zo de dag een eigen dynamiek meegeven. Met een goede inrichting houd je de mensen scherp, ze moeten zich soms omdraaien, bewegen en focussen. Dat werkt verrassend en verfrissend. Soms moet ik de opdrachtgever even over de drempel helpen. Hem duidelijk maken hoe je met deze inrichting bijvoorbeeld bevordert dat mensen gemakkelijk contact zullen maken, onderling en met mij. Dat ze zich daardoor gemakkelijker zullen laten meenemen in de flow die nodig is om de inhoud, de sprekers, de presentaties, tot hun recht te laten komen.

 

Vaak kiezen opdrachtgevers nog voor de traditionele theateropstelling: podium op de kop van de zaal en stoelen recht opgesteld in rijen. Als je pech hebt is de gekozen zaal écht een theaterzaal, waar de stoelen ook nog eens vast op hun plek staan en er geen looppaden zijn. Af en toe sta ik daar nog wel eens: hoog op een podium, ver van het publiek, tegen fel licht in kijkend, weinig kans de zaal in te gaan. Maar ook dan valt er nog van alles te verzinnen. Bijvoorbeeld een collega vragen om mee te doen ín de zaal en daar voor reuring te zorgen. Hostesses die rondlopen met microfoons; of werken met een catchbox, een zachte kubus waar een microfoon in zit, die je de zaal in kunt gooien.

 

Maar liever natuurlijk de mogelijkheid zelf de ruimte in te vullen. Ik werk bijvoorbeeld graag met een podium in het midden van de ruimte, met het publiek in een carrévorm eromheen, als in een arena. Je staat dan midden tussen de mensen en contact maken is in deze opstelling onvermijdelijk, een voorwaarde. Dat vraagt een bepaalde inzet en ervaring, ook van de sprekers. Ik vind het een plezierige vorm, want ik kan gemakkelijk bij het publiek te rade gaan, reacties vragen. Omdat de mensen er zo dicht op zitten, voelen ze zich betrokken en zullen reageren. Maar er zijn ook dingen die je juist níet moet doen in zo’n opstelling. Toen ik eens een gesprek had met gasten aan een grote talkshowtafel, bogen ze zich naar mij toe en sloten daarmee het publiek buiten. Dit werkt goed op tv, waar camera-ondersteuning is en het publiek close-ups krijgt van de gasten, maar niet in zo’n setting. De opstelling op het podium moet open zijn, transparant, mensen moeten er ‘doorheen’ kunnen kijken. Geen grote tafel dus.

 

Soms is de Lagerhuisopstelling een leuke vorm. Ik richt de zaal dan zo in dat het publiek aan weerszijden van een middenpad zit, in halve cirkels tegenover elkaar. Op de kopse kant een panel en voor interviews gebruiken we de beide uiteinden van het middenpad. Dit middenpad neemt ook de keynote om te spreken. Natuurlijk bij uitstek geschikt voor het echte debat! Ook dit is een opstelling die je dicht bij het publiek brengt en het gemakkelijk maakt om mensen letterlijk uit te nodigen mee te doen.

 

Een ruimte heeft behalve plaats voor het podium en het publiek, nog allerlei andere plekken, hoeken en gaten. Als het kan, gebruik ik die ook om er verrassende dingen te laten gebeuren: kleine interviews door de dag heen, intermezzi door muzikanten, tekenaars, sneldichters, socialmedia-moderatoren; dat alles maakt de dag nog levendiger.

 

Geef mij maar de ruimte om te experimenteren dus. In welke mate dan ook. Want is het toch de wens van de opdrachtgever te werken met een klassieke opstelling, dan kun je ook daar nog mee spelen. Door bijvoorbeeld de stoelen niet recht-toe-recht-aan op te stellen, maar in visgraatmotief om het podium heen. Of, nog leuker, in café-opstelling: tafeltjes met stoelen eromheen zodat je een informele en ontspannen sfeer krijgt, waarin de mensen werkelijk contact met elkaar maken en bereid zijn te bewegen.

 

De inhoud van een congres of debat boven tafel krijgen is voor een dagvoorzitter natuurlijk de insteek. Maar het is ook aan ons om te zorgen dat het publiek die inhoud tot zich kan nemen, door daarvoor de juiste voorwaarden te scheppen. En een goede indeling van de ruimte helpt. Let maar eens op, de eerstvolgende keer dat je een congres bezoekt!

 

 

 

 

reacties  0 reacties reageren