No guts no glory...

No guts no glory...
05-12-2017 16:37

Meestal voel ik precies op welk moment ik kan ingrijpen. Wanneer ik tijdens een debat iemand kan onderbreken, vragen of hij of zij wil afronden, soms zelfs ‘terugplaatsen in z’n hok’. Dat is wel eens nodig, en dat is ook mijn rol: het gesprek leiden, een debat sturen, mensen tot hun recht laten komen en anderen ‘dimmen’.

 

Tijdens debatten over belangrijke - vaak maatschappelijke - onderwerpen, die ik regelmatig mag leiden, moet ik de touwtjes goed in handen houden. Er nemen meestal veel belanghebbenden aan deel; en soms, met verschillende belangen op het spel, laaien dan de emoties op. Als dagvoorzitter beweeg ik daar behoedzaam tussendoor; alsof ik in een zee zwem, waar sommige dieren elkaar te lijf gaan en andere zich proberen te verschuilen voor dat geweld. Ik probeer ze tevoorschijn te laten komen, ze uit te lokken en te betrekken. En de vechters soms uit elkaar te halen. Dat is spannend.

 

Ik moet voorzichtig laveren, maar ook de regie houden en ingrijpen als dat nodig is. Soms in een split second – bijna zonder erbij na te denken - een keuze maken om iets te doen of te zeggen, want no guts no glory. In de meeste gevallen gaat dat goed; maar ik kan me een keer herinneren dat het minder goed uitpakte. Dat bleek later.

 

Ik leidde een serie debatten; pittige bijeenkomsten over een onderwerp dat de samenleving raakte. Mijn publiek bestond uit wetenschappers, vertegenwoordigers van belangengroepen, burgers, politici, mensen uit het bedrijfsleven. Allemaal meer dan ingevoerd in het onderwerp, zeer betrokken, goed van de tongriem gesneden, enthousiaste mensen. We hadden een interactieve opzet gekozen: het programma gedurende de avonden was helemaal geënt op discussie en debat, om uit te komen op uitkomsten en antwoorden op vragen. Ik had wetenschappers op het podium die met elkaar in gesprek gingen. De zaal kwam veelvuldig aan het woord, er waren kenners die hun menig gaven over het onderwerp, tussendoor was er muziek, het bruiste! En gaandeweg werden de deelnemers steeds enthousiaster, we kregen het gevoel dat we samen echt iets bereikten.

 

Tijdens de laatste avond hing een soort euforie in de lucht. We gingen naar een eindconclusie toe. Voor het slotdebat hadden we een hooggeplaatste Europese vertegenwoordiger uitgenodigd, een gast die de ruimte moest krijgen. En die gaf ik hem natuurlijk ook. Maar ik moest ook rekening houden met de anderen, met grote namen uit politiek en wetenschap, die een podium moesten krijgen; het was een kunst om een goed evenwicht te vinden. En in mijn gevoel lukte dat ook. Ik was blij, had op de toppen van mijn kunnen geacteerd, want gewaagd blijven aan een dergelijk publiek, met zoveel partijen, vraagt voortdurende oplettendheid.

 

Toen, in die euforie, in the heat of the moment, permitteerde ik me een grapje te maken over wat er nog te doen was voordat de conclusie op papier kwam. Het was in de aanloop naar de afronding en ik reageerde misschien wat overmoedig door mijn blijdschap te uiten in een grap. Dat bleek geen gelukkige keuze. Want de opdrachtgever was helemaal niet blij geweest met mijn opmerking, wist iemand uit zijn omgeving mij al snel na afloop te vertellen. Het was een klap in m’n gezicht: ik was zo open op dat moment, opgetogen over het succes, want dat was het - werkelijk iedereen toonde zijn tevredenheid, ze waren onder de indruk van inhoud en het resultaat van de reeks debatten, maar ook van mijn aandeel daarin. Op een dergelijke feedback had ik totaal niet gerekend. Een fantastische reeks sloot af met een domper, door één minder goed ontvangen opmerking. Wat kon ik doen? Ik heb excuses gemaakt, waarbij ik merkte dat mijn opdrachtgever niet verwachtte dat zijn opmerking bij mij terechtgekomen was. Hij wuifde het, enigszins gegeneerd, weg. Toch was ik van m’n stuk, het voelde als een kater. Dankzij wijze woorden van mijn partner kon ik het later relativeren. Ik moest het niet groter maken dan het was, want alles wat aandacht krijgt, groeit.

 

Eigenlijk was het niet meer geweest dan een storm in een glas water.

reacties  0 reacties reageren

‘Tipgever’

08-06-2017 09:59

‘Hoe word je dagvoorzitter?’, vragen mensen me wel eens. ‘Is er een opleiding die je kunt volgen?’ Nee, die is er niet. Je leert het vak door het te doen, door van collega’s feedback te vragen en ervaringen te delen. In onze vakgroep GoedeDagvoorzitters bespreken we goede en minder goede voorbeelden, geven elkaar commentaar en complimenten, en hebben het over nieuwe ideeën. We vragen sprekers die ons op specifieke gebieden scholen, zoals interviewen, en leren bij. Laatst hebben we tips op papier gezet. Die kunnen helpen als je gevraagd bent een congres of bijeenkomst te leiden. En ze geven al enig inzicht als je de ambitie hebt dagvoorzitter te worden, of aan het begin van zo’n carrière staat.

 

Ga op zoek naar de taboesWaarover mag het tijdens het congres/de bijeenkomst níet gaan? Stel jezelf (en later de opdrachtgever) die vraag in je voorbereiding. Ga op zoek naar de taboes en de schuurranden. Want als je die hebt ontdekt, heb je vaak de urgentie van de dag te pakken. Meestal weet het publiek al lang (onbewust en intuïtief) waarover het werkelijk zou moeten gaan, maar waar in de praktijk vaak omheen gedraaid wordt. Door juist die no-go-area met je opdrachtgever bespreekbaar te maken, trek je er voor een deel de angel uit. Zo ontstaat  lucht en ruimte in de voorbereiding, die ook de dag zelf positief zal beïnvloeden. Het congres of de bijeenkomst krijgt een werkelijk toegevoegde waarde omdat het gesprek gaat over de essentie van het onderwerp.

 

Ken je publiekVraag van tevoren de deelnemerslijst op. Informeer bij je opdrachtgever welke verschillende actoren en stakeholders aanwezig zullen zijn. Onderzoek van te voren al op welke manier de verschillende doelgroepen die op de dag aanwezig zijn, geraakt worden door het thema. Krijg zicht op het krachtenveld van belangen, macht en afhankelijkheden. Kortom: neem een voorsprong!

 

Koester je publiek. Zorg dat je al bij de inloop aanwezig bent en leg alvast contact met sprekers en deelnemers. Geef, bij de start van de dag,  inzicht door de  verschillende doelgroepen te onderscheiden: bijvoorbeeld door ze de hand te laten opsteken, door ze verschillende kleurenbadges te geven of door ze  expliciet welkom te heten.

 

Straal onafhankelijkheid en vertrouwen uit Benadruk je onafhankelijke positie. Ik benoem dit altijd  expliciet: dat ik een onafhankelijke voorzitter ben, dat ik geen enkel belang dien en dat ik zonder last of ruggenspraak vandaag de dag leid. Met als relativerende grap erachteraan dat ik natuurlijk wél een factuur stuur naar de organisatie. Het benadrukken van je onafhankelijkheid is ook belangrijk om de discussie open en toegankelijk te maken.

Benoem het overigens niet alleen, maar laat ook zíen dat je onafhankelijk bent. Dat doe je door van positie te wisselen: je gaat dan weer de zaal in, dan weer ben je op het podium. En door verbanden te leggen en iedereen uit te nodigen mee te praten.

Laat ook zien dat je in charge bent, mensen willen zich alleen ‘overgeven’ als het  veilig is.

 

Verdeel de machtBen je gesprekleider bij een bijeenkomst tussen gemeente en bewoners bijvoorbeeld, zorg er dan voor dat degene met de minste macht het ‘langst’ aan het woord is. Geef een podium aan de minderheidsstem, rem de dominante sprekers en herken de usual suspects.

 

Durf nee te zeggen Voel je wantrouwen bij de opdrachtgever? Klikt het niet? Sla de opdracht dan af. Jammer van het geld misschien, maar de kater – die je onvermijdelijk na afloop krijgt als je de klus toch aanneemt – is veel erger. En terugvragen doen ze je toch niet!

 

Volg je gevoel en intuïtie Durf op de dag zelf te handelen in het moment, vertrouw op je instinct, luister oprecht, wees nieuwsgierig en voel wanneer een wending nodig is. Ben er helemaal, zet jezelf open en aan. Niet bellen of appen vlak voor de start, maar focus en geef jezelf voor de volle 100%.

 

En ten slotte … geniet van dit wonderlijke, mooie en eervolle vak. 

 

reacties  0 reacties reageren

Geef mij maar de ruimte!

08-06-2017 09:58

Illustratie: Annabella Meijer

Als je binnenkort deelneemt aan een congres of een debat, let dan eens op de indeling van de ruimte. Zit je rond een podium, in Lagerhuis- of in theateropstelling? Kun je je bewegen zonder direct je buurman te hinderen? Hoe is het zicht op het podium? Is er misschien ruimte vrij voor verrassende ‘gebeurtenissen’? Je staat er waarschijnlijk niet bij stil, maar hoe je als publiek zo’n debat, congres of bijeenkomst beleeft, hangt mede af van hoe de ruimte is ingedeeld en gebruikt.

 

In de voorbereiding op een bijeenkomst adviseer ik mijn opdrachtgever dan ook heel vaak/(of: bijna altijd) wat goed zou kunnen werken.

 

Het is het leukste als de zaal vrij is om in te richten. Dan kun je echt werken met de ruimte, met zichtlijnen, met hoeken waarin zich van alles afspeelt. Je kunt zo de dag een eigen dynamiek meegeven. Met een goede inrichting houd je de mensen scherp, ze moeten zich soms omdraaien, bewegen en focussen. Dat werkt verrassend en verfrissend. Soms moet ik de opdrachtgever even over de drempel helpen. Hem duidelijk maken hoe je met deze inrichting bijvoorbeeld bevordert dat mensen gemakkelijk contact zullen maken, onderling en met mij. Dat ze zich daardoor gemakkelijker zullen laten meenemen in de flow die nodig is om de inhoud, de sprekers, de presentaties, tot hun recht te laten komen.

 

Vaak kiezen opdrachtgevers nog voor de traditionele theateropstelling: podium op de kop van de zaal en stoelen recht opgesteld in rijen. Als je pech hebt is de gekozen zaal écht een theaterzaal, waar de stoelen ook nog eens vast op hun plek staan en er geen looppaden zijn. Af en toe sta ik daar nog wel eens: hoog op een podium, ver van het publiek, tegen fel licht in kijkend, weinig kans de zaal in te gaan. Maar ook dan valt er nog van alles te verzinnen. Bijvoorbeeld een collega vragen om mee te doen ín de zaal en daar voor reuring te zorgen. Hostesses die rondlopen met microfoons; of werken met een catchbox, een zachte kubus waar een microfoon in zit, die je de zaal in kunt gooien.

 

Maar liever natuurlijk de mogelijkheid zelf de ruimte in te vullen. Ik werk bijvoorbeeld graag met een podium in het midden van de ruimte, met het publiek in een carrévorm eromheen, als in een arena. Je staat dan midden tussen de mensen en contact maken is in deze opstelling onvermijdelijk, een voorwaarde. Dat vraagt een bepaalde inzet en ervaring, ook van de sprekers. Ik vind het een plezierige vorm, want ik kan gemakkelijk bij het publiek te rade gaan, reacties vragen. Omdat de mensen er zo dicht op zitten, voelen ze zich betrokken en zullen reageren. Maar er zijn ook dingen die je juist níet moet doen in zo’n opstelling. Toen ik eens een gesprek had met gasten aan een grote talkshowtafel, bogen ze zich naar mij toe en sloten daarmee het publiek buiten. Dit werkt goed op tv, waar camera-ondersteuning is en het publiek close-ups krijgt van de gasten, maar niet in zo’n setting. De opstelling op het podium moet open zijn, transparant, mensen moeten er ‘doorheen’ kunnen kijken. Geen grote tafel dus.

 

Soms is de Lagerhuisopstelling een leuke vorm. Ik richt de zaal dan zo in dat het publiek aan weerszijden van een middenpad zit, in halve cirkels tegenover elkaar. Op de kopse kant een panel en voor interviews gebruiken we de beide uiteinden van het middenpad. Dit middenpad neemt ook de keynote om te spreken. Natuurlijk bij uitstek geschikt voor het echte debat! Ook dit is een opstelling die je dicht bij het publiek brengt en het gemakkelijk maakt om mensen letterlijk uit te nodigen mee te doen.

 

Een ruimte heeft behalve plaats voor het podium en het publiek, nog allerlei andere plekken, hoeken en gaten. Als het kan, gebruik ik die ook om er verrassende dingen te laten gebeuren: kleine interviews door de dag heen, intermezzi door muzikanten, tekenaars, sneldichters, socialmedia-moderatoren; dat alles maakt de dag nog levendiger.

 

Geef mij maar de ruimte om te experimenteren dus. In welke mate dan ook. Want is het toch de wens van de opdrachtgever te werken met een klassieke opstelling, dan kun je ook daar nog mee spelen. Door bijvoorbeeld de stoelen niet recht-toe-recht-aan op te stellen, maar in visgraatmotief om het podium heen. Of, nog leuker, in café-opstelling: tafeltjes met stoelen eromheen zodat je een informele en ontspannen sfeer krijgt, waarin de mensen werkelijk contact met elkaar maken en bereid zijn te bewegen.

 

De inhoud van een congres of debat boven tafel krijgen is voor een dagvoorzitter natuurlijk de insteek. Maar het is ook aan ons om te zorgen dat het publiek die inhoud tot zich kan nemen, door daarvoor de juiste voorwaarden te scheppen. En een goede indeling van de ruimte helpt. Let maar eens op, de eerstvolgende keer dat je een congres bezoekt!

 

 

 

 

reacties  0 reacties reageren